การบริหารสำนักงานอัตโนมัติ

ระบบสำนักงานอัตโนมัติและสามารถทำในสิ่งเหล่านี้

1. อธิบายคุณลักษณะของคอมพิวเตอร์และจัดแยกประเภท

2. บรรยายาเทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์และบทบาทของอุปกรณ์

3. เข้าใจการบริหารงานสำนักงานอัตโนมัติ ตลอดจนความสัมพันธ์ของระบบข้อมูล

4. ระบบบทบาทการศึกษาความเป็นไปได้

5. บรรยายวิธีดูแลรักษาและการรักษาความปลอดภัยระบบสำนักงานอัตโนมัติ

ความรู้พื้นฐานด้านคอมพิวเตอร์

มีชุดคำสั่งระบบ Software สั่งการในการทำงานประกอบด้วย

-อุปกรณ์วงจรอิเล็กทรอนิส์ หรือเปรียบเทียบเสมือนสวิตช์

-Internal Memory เป็นหน่วยความจำทำหน้าที่รับและเก็บข้อมูล

ส่วนประกอบคอมพิวเตอร์

มีองค์ประกอบสำคัญ 3 ส่วน

1. ตัวเคื่อง Hardware ได้แก่ หน่วยรับข้อมูล เช่น Mouse คีย์บอร์ด จอสัมผัส หน่วยประมวลผลกลาง CPU หน่วยแสดงผล เช่น จอมอนิเตอร์

2. คำสั่งเครื่อง Software เป็นโปรแกรมที่ควบคุมและสั่งการ คำสั่งระบบ เช่น โปรแกรมควมคุมระบบ โปรแกรมสนับสนุน โปรแกรมพัฒนาระบบงานย

3. คน Peopie ware เช่น ผู้ใช่ ผู้เขียนโปรแกรม

ประเภทของคอมพิวเตอร์

1 แบ่งตามวัตถุประสงค์การใช้งาน 2 ชนิด

คอมพิวเตอร์แบ่งได้หลายประเภท

1.1 ใช่งานทั่วไป

1.2ใช้งานเเฉพาะอย่าง

2. แบ่งตามลักษณะข้อมูล 3 ชนิด

2.1 Analog เช่น อุณหภูมิ

2.2 Digital ใช้จำนวนหรีอตัวเลขในการแปลงรหัสสัญญาณ

2.3 Hybrid เป็นการผสานเทคนิคของ Analog และ Digital

3 .แบ่งตามขนาด 3 ชนิด

3.1 ขนาดใหญ่ Mainframe

3.2 ขนาดกลาง

3.3ขนาดเล็ก

เทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ประกอบด้วย

1. VDT ข้อมูลและโปรแกรมจะถูกป้อนข้อมูลเข้าไปในเครื่องคอมพิวเตอร์

2. Magnetic Tape

3. Magnetic Disks

4. Scanning

5. คำพูด

6. ภาพและรูป

เทคโนโลยีส่วนกระบวนการ

หน่วยประมวลผลกลาง CPU เป็นอุปกรณอิเล็กทรอนิกส์และเป็นส่วนสมองของคอมพิวเตอร์

1. หน่วยความจำ

2. หน่วยคำนวณ

3. หน่วยครบคุม มีการควบคุมและสนับสนุนตามโปรแกรมที่กำหนด

เทคโนโลยีส่วนแสดงผล

1. VDT ข้อมูลที่ป้อนเข้าสามารถแสดงบนจอมอนิเตอร์

2. เครื่องพิมพ์เป้นการจัดบนกระดาษ

3. เสียงสร้างเสียงสะท้อนจากข้อมูลระบบการแสดงผลด้วยเสียง

4. อุปกรณือื่นเช่น โมเด็ม

เทคโนโลยีส่วนการเก็บ

1. Magnetic Tape ใข้ในระบบคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่เพื่อเก็บข้อมูลเรียงลำดับ

2. Magnetic Disk ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูล

เทคโนโลยีส่วนควบคุม

ครวมีคำแนะนำหรือคำสั่งที่เหมาะสมในหน่วยควบคุมเช่น การตรวจสอบโปรแกรม ควรมีการควบคุมกันเองภายในเครื่องคอมพิวเตอร์ ควรควบคุมให้มีการแสดงผล

ความหมาย

สำนักงานอัตโนมัติ OA เป็นกระบวนการนำเทคโนโลยีสารสนเทคมาประยุกต์ใช้ในสำนักงาน โดยการรวบรวมนำเครื่องมืออุปกรณ์อัตโนมัติและเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ตลอดจนมีระบบการติดต่อสื่อสารด้านอิเล็กทรอนิกส์

ระบบสารสนเทศของ OA

1. ระบบการจัดการด้านเอกสาร เช่น การประมวลคำ การประมวลภาพ การจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ การผลิตเอกสารหลายชุดหรือการทำสำเนา การเก็บรักษา

2. ระบบการจัดการด้านข่าวสาร เช่น โทรสาร ไปรษณีอิเล็กทรอนิกส์ ไปรษณีเสียง

3. ระบบการประชุมทางไกล การประชุมด้วยภาพและเสียง การประชุมด้วยเสียง การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ โทรทัศน์ภายใน ระบบสื่อสารทางไกล

4. ระบบสนับสนุนสำนักงานเช่น คอมพิวเตอร์ช่วยออกแบบ การนำเสนอ กระดาษข่าวสาร โปรแกรมเครือข่ายกลุม ระบบจัดระเบียบงาน

ประโยชน์ของ OA

1. เพิ่มประสิทธิภาพ

2. การติดต่อสื่อสารในองค์การมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น

3. ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น

4. เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น

การประยุกต์ใช้ OA

1 POS

2 ATM

3 DSS 4 CASE

5 หุ่นยนต์

การบริหาร OA
การบริหารงานสำนักงานอัตโนมัติ หรือ OA ให้มีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การวางแผนจัดองค์การ ดูแลระบบความปลอดภัยและการประเมินผลของ OA
การวางแผนและจัดองค์การระบบ OA
ข้อมูลที่บริษัทต้องการ
ข้อเสนอของผู้ผลิตคอมพิวเตอร์ที่ตอบสนองความต้องการของบริษัท
ทัศคติและความคิดเห็นของพนักงานในการปรับปรุงระบบบริหารงานสำนักงาน เป็นต้น
คอมพิวเตอร์จะเหมาะสมถ้าสถานการณ์ของระบบข้อมูลในสำนักงานมีลักษณะดังต่อไปนี้
1 ปริมาณข้อมูลมีมาก มีแฟ้มข้อมูลใหม่เกิดขึ้นมาก และมีปริมาณการใช้สูง
2 มีความต้องการรายงานที่ถูกต้องและการประมวลผลที่รวดเร็ว
3 มีลักษณะงานเป็นกิจวัตร ตามเวลา ซ้ำๆ และจำนวนมาก
5 มีความต้องการการบริหารระบบข้อมูลต่อเนื่อง
6 ลูกค้าต้องการบริการสะดวกและรวดเร็วขึ้น
7 มีบันทึกหรืองานเอกสารในสำนักงานเป็นจำนวนมาก
การดูแลและรักษาความปลอดภัยระบบ OA
1 ป้องกันสื่อแม่เหล็ก จากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม และ Hard Disk ต้องป้องกันจากฝุ่นและการแตกหัก
2 จัดทำการสำรองข้อมูล เพื่อควบคุมตามจุดประสงค์ โดยมีแผ่นต้นฉบับและแผ่นสำเนา
- ตรวจเช็ดจากระบบตรวจสอบภายในคอมพิวเตอร์
- ทดสอบโปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างระมัดระวัง
3 จัดตั้งวิธีรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ
- Passwords เป็นรหัสผ่านด้วยคำเฉพาะ สัญลักษณ์ หรือรหัส
- Encryption การแย่งให้ข้อมูลจากจุดหนึ่งไปถึงอีกจุด
4 ให้การดูแลรักษาและตรววัดระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันข้อมูลภายใน Internal Memory
5 ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสอมพิวเตอร์ รวมทั้งหมั่นคอยดูแลและติดตามความเคลื่อนไหวในการทำงานของระบบเป็นระยะๆ
6 ปัญหาอาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์ ที่มีเพิ่มขึ้นในโลกธุรกิจ เป็นปัญหาระดับชาติโดยการแอบเข้าไปในระบบผู้อื่นแล้วนำข้อมูลออกมาขาย
การประเมินค่าของระบบ OA
1 มีการช่วยเหลืออย่างสมเหตุสมผล เพื่อการแก้ปัญหาข้อมูลและปัญหาในการประมวลผลของผู้ใช้
2 มีการครบคุมการจัดเตรียมข้อมูลอย่างมีประสฺทธิภาพ
3 มีการชี้แจงและนับแหล่งเอกสารทั้งหมดของข้อมูล
4 มีกระบวนการมาตรฐานเพื่อส่งคือเอกสารจากต้นเรื่อง
5 ผลลัพธ์ที่ได้บรรลุเป้าหมายระบบ
6 จัดทำตารางเวลาทำงานมีความสมเหตุสมผลอันจะช่วยสร้องขวัญกำลังใจพนักงาน
7 มีต้นทุนกระบวนการปฎิบัติของข้อมูลลดต่ำลง
8 มีการควบคุมข้อมูลที่เก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์อย่างเข็มงวดรัดกุม

การนำเทคโนโลยีไปประยุกต์ใช้ในสำนักงานโรงพยาบาล

1. โดยมีการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการกรอกข้อมูล และตรวจสอบข้อมูลผู้เข้ารับการรักษาผ่านระบบเครือข่ายไร้สายภายในอาคารแทนที่จะใช้กระดาษและแฟ้มประวัติผู้ป่วย


2. โรงพยาบาลได้นำข้อมูลของแพทย์ทุกท่านลงบนเว็บไซท์เพื่อให้ผู้สนใจเข้าไปชมแพทย์ผู้เชี่ยวชาญทางด้านต่างๆบนเว็บ อย่างเช่นแพทย์ที่เก่งทางด้านศัลยกรรมตกแต่ง


3. โดยการนำเทคโนโลยีมาใช้ในการเก็บประวัติของผู้ป่วยโดยการใช้เครื่องสแกนเพื่อเก็บรักษาประวัติของผู้ป่วยหรือไม่บ้างโรงพยาบาลก็จะมีการเก็บโดยมีแฟ้มประวัติที่จะมีการรบันทึกเป็นตัวอักษรลาบนกระดาษ


4. ตลอดจนการเรียกดูตารางแพทย์ที่จะออกตรวจได้หรือไม่ก็การขอซื้อยาและสามารถป้อนข้อมูลผู้ป่วยผ่านทางเว็บไวท์เพื่อให้แพทย์พยาบาลได้ป้อนข้อมูลตลอดจนเรียกดูประวัติผู้ป่วยได้แบบออนไลน์นอกจากนี้เรียกดูผล x -ray และผลการตรวจต่างๆจากห้อง LAB และสามารถป้อนเข้าสู้ระบบ พร้อมที่จะให้แพทย์ผู้ให้การรักษาเรียกดูแบบออนไลน์ได้